För mycket kollaboration leder till ineffektivitet

Photo by Luis Villasmil on Unsplash

Vi arbetar och studerar allt oftare i kollaborativa grupper och nätverk och det betyder intensiv kommunikation i form av både synkrona möten och asynkrona meddelandetjänster, kollaborativa dokument, diskussionsforum mm. Men en artikel i Harvard Business Review, Collaboration Overload Is Sinking Productivity, menar att vi fokuserar så mycket på kollaboration att vi inte hinner med själva arbetet, det som kräver fokuserat arbete utan störningar. Vi tror så gärna att vi är effektiva genom ändlösa möten, mejlväxlingar och diskussioner i tjänster som Slack, Zoom chat, Whatsapp osv men i själva verket kommer vi oftast aldrig till skott.

Collaborative work — time spent on email, IM, phone, and video calls — has risen 50% or more over the past decade to consume 85% or more of most people’s work weeks. The Covid-19 pandemic caused this figure to take another sharp upward tick, with people spending more time each week in shorter and more fragmented meetings, with voice and video call times doubling and IM traffic increasing by 65%. And to make matters worse, collaboration demands are moving further into the evening and are beginning earlier in the morning.

Artikeln ger exempel på hur man kan skapa utrymme för fokuserat arbete. Bland annat bör man diskutera frågan inom organisationen och inse att mycket tid går åt så kallat busy work (mycket att göra men till ingen nytta). Själv kan duboka in flera två-timmars pass utan möten per vecka i schemat där du fokuserar på en särskild uppgift och stänger av alla kommunikationskanaler.

Men kanske det viktigaste rådet är att vi måste akta oss för att hoppa in i för många aktiviteter. Vi vill så gärna hjälpa varandra och det är så lätt att tack ja till för många aktiviteter. Att ha många järn i elden ger status men kan betyda att du aldrig får något ordentligt gjort. Det är ju smickrande att bli tillfrågade som expert men ibland måste vi fundera över om det inte finns andra som kan göra detta och bör få möjligheten i stället.

We all jump into too many collaborations, which happens in micro-moments when a request is made or when we see an opportunity that we know we could help with, even when we know we shouldn’t. Most people have had the experience of being asked to do something and knowing with every fiber of their being that they should say no, but in a nano-second convince themselves why they need to do this thing after all. They jump in and then wonder six weeks later why they never have time for work that interests them.