Erfarenheter om hybridkonferenser

Photo by Sirisvisual on Unsplash

Allt fler konferenser går i hybridformat med deltagare både på plats och på distans. En ny artikel, Hybrid conferences: opportunities, challenges and ways forward, beskriver erfarenheter från en hybridkonferens inom marinbiologi, Deep-Sea Biology Symposium, som ägde rum september 2021. Konferensen hade 581 deltagare (422 på distans) och innehöll föreläsningar och posterbidrag såväl på plats som på nätet. Talarna kunde välja mellan livesession (på scen eller via Zoom), inspelad föreläsning med frågor i direktsändning eller bara via inspelat bidrag. Artikeln beskriver de organisatoriska utmaningarna kring hybridformatet med betydande kostnader för livestreaming och inspelning samt extra administration för att ta hand om både fysiska och digitala deltagare. Det finns en bra översikt på kostnader och jämförelser mellan tre format: på plats, helt online och hybrid.

Delatagarna var mycket positiva till upplägget och konferensen hade betydligt fler deltagare än tidigare omgånger. Det visar att det finns en tydlig marknad för hybridformatet men man saknar en platform som kan hantera alla olika kommunikationskanaler.

Despite some organizational challenges, we believe that hybrid conferences are here to stay beyond the COVID-19 pandemic. Indeed, they allow for a wider participation by giving more flexibility to participants to choose an attendance type that suits their needs best. Furthermore, online-only conferences cannot fully replace in-person formal and informal interactions. Although hybrid events require additional work and are currently more expensive in comparison to onsite- or online-only events, we think that with early planning, sufficient sponsors, and technological advances, hybrid events represent the most inclusive way to hold international conferences.