Ökad digitalisering och offentliga handlingar

Photo by Damian Zaleski on Unsplash

I pandemins spår har digital kommunikation inom svensk högre utbildning ökat explosionsartat och lärare, administratörer och forskare lämnar allt flera elektroniska spår efter sig. Men vilka sorters kommunikation är offentliga handlingar och hur sparas dem? Detta diskuteras i en artikel i tidskriften Universitetsläraren, Teams och Zoom ökar allmänhetens inblick. I artikeln intervjuas Per Hagström, jurist och journalist på Polistidningen, som har startat sajten Allmänhandling.se och han menar att mycket kommunikation via t ex Zoom är offentliga handlingar.

Är det fråga om kommunikation med någon utanför lärosätet som rör yrkesutövningen blir de elektroniska spåren automatiskt allmänna handlingar, och därmed oftast möjliga för en utomstående att ta del av efter begäran till lärosätet. Det gäller till exempel kommunikation med studenter.
Observera att även inspelade föreläsningar är allmänna handlingar. Också inlägg på sociala medier som anställda vid en myndighet skriver i sin yrkesroll är allmän handling som vid begäran ska lämnas ut till allmänheten.
Interna dokument och kommunikation som är kopplade till ett ärende och som har betydelse för ett beslut, blir allmänna när ärendet är avslutat.

Informell chatt mellan kollegor räknas inte men metadata om kommunikationen kommer att lagras och kan bli offentliga handlingar. Problemet för lärosätena är att vi kommnicerar via så många olika plattformar och verktyg och det blir nästan omöjligt att hitta informationen om en utomstående vill granska en process..

Men digitaliseringen medför en fragmentisering i alla olika tekniska system, vilket gör att myndigheterna troligen missar att diarieföra saker. Vissa typer av uppgifter finns inte i det centrala allmänna diariet utan i ett annat verksamhetssystem. Om man som utomstående kommer till universitetet och vill ta del av hur ett beslut har fattats kanske man inte ens vet att det systemet finns.